Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это процесс обмена и управления кадровыми документами в цифровом формате с использованием электронных технологий. КЭДО позволяет автоматизировать все процессы, связанные с оформлением, хранением и подписанием кадровых документов: трудовых договоров, приказов, заявлений, графиков отпусков и других документов, которые раньше оформлялись исключительно на бумаге. В данной статье рассмотрим как перейти на КЭДО.
Преимущества КЭДО
Переход на кадровый электронный документооборот дает множество преимуществ:
- Скорость обработки. Электронные документы быстрее обрабатываются и подписываются, что ускоряет принятие решений. Это особенно важно для крупных компаний, где кадровая документация требует своевременной обработки.
- Снижение затрат. Переход на электронный формат документов позволяет сэкономить на бумаге, печати и хранении бумажных архивов. Также снижается риск потерь или повреждений документов.
- Простота хранения. Вся кадровая документация хранится в электронных архивах, доступ к которым можно получить в любой момент. Это упрощает поиск нужных документов и их обработку.
- Безопасность. Электронная подпись делает документы юридически значимыми, обеспечивая их подлинность и защищенность от подделок. При этом все процессы фиксируются, что повышает прозрачность и контроль.
Как перейти на КЭДО?
Процесс перехода на кадровый электронный документооборот требует тщательной подготовки и правильной организации. Основные шаги для перехода:
- Оценка готовности компании. Важно определить, насколько готова ваша компания к внедрению электронного документооборота. Это включает техническую инфраструктуру, кадровые ресурсы и готовность персонала к изменениям.
- Выбор системы КЭДО. Существуют различные программные решения, которые поддерживают кадровый электронный документооборот. Выбор системы зависит от масштабов компании, функциональных требований и бюджета.
- Юридическое обеспечение. Перед переходом на КЭДО необходимо учесть все юридические аспекты. Это включает оформление соглашений об использовании электронной подписи и цифровых документов с сотрудниками. Кроме того, важно учесть требования законодательства, особенно касающиеся обработки персональных данных.
- Подготовка сотрудников. Важно провести обучение персонала для работы с новой системой. Сотрудники должны понимать, как создавать, подписывать и хранить документы в электронном формате.
- Техническая поддержка. Внедрение КЭДО требует обеспечения стабильной работы IT-инфраструктуры, включая систему управления документами, цифровые подписи и защиту данных.
От чего зависит стоимость КЭДО?
Стоимость КЭДО зависит от ряда факторов:
- Выбор программного обеспечения. Разные системы предлагают разные уровни функциональности. Программное обеспечение может быть как облачным (с ежемесячной оплатой), так и локальным (с единовременной покупкой лицензии). Облачные решения обычно дешевле в начале, но требуют регулярных выплат. Локальные решения могут потребовать больших затрат на старте.
- Количество пользователей. Чем больше сотрудников в компании будут использовать систему, тем выше будет стоимость внедрения и поддержки. Некоторые системы предлагают тарифы в зависимости от количества активных пользователей.
- Объем интеграций. Если система КЭДО должна быть интегрирована с другими корпоративными системами (например, с бухгалтерией, CRM или ERP-системами), это может повысить стоимость проекта.
- Настройка и персонализация. Для каждой компании может потребоваться индивидуальная настройка системы в зависимости от специфики кадровых процессов и документов. Чем больше персонализаций требуется, тем выше стоимость.
- Обучение персонала и техническая поддержка. Внедрение КЭДО требует подготовки сотрудников, а также наличия технической поддержки, что тоже влияет на затраты.
Переход на КЭДО: обязанность?
Обязателен ли переход на КЭДО? На данный момент переход на кадровый электронный документооборот в России не является обязательным для всех компаний. Однако государство активно стимулирует цифровизацию бизнеса, и с каждым годом число компаний, использующих электронный документооборот, растет.
С 2020 года в силу вступили изменения в Трудовом кодексе РФ, которые позволяют работодателям использовать электронные документы, в том числе трудовые договоры и приказы, при условии согласия сотрудников. Это означает, что компании могут постепенно переходить на КЭДО, обеспечивая сохранение юридической силы документов.
Тем не менее, некоторые крупные компании уже внедрили кадровый электронный документооборот и видят его преимущества в ускорении процессов и снижении затрат. В будущем можно ожидать, что КЭДО станет стандартом для всех организаций, особенно с учетом развития законодательной базы в этой области.
Заключение
Кадровый электронный документооборот — это современное решение, которое позволяет упростить и ускорить работу с кадровыми документами, сократить затраты и повысить безопасность. Переход на КЭДО требует подготовки и инвестиций, но в долгосрочной перспективе это оправданные шаги для повышения эффективности бизнеса. Хотя переход на КЭДО пока не является обязательным, внедрение таких систем становится все более востребованным и актуальным для компаний любого масштаба.
